Ruimte voor Onderwijs


Terug naar overzicht

1. Hoe en waar voer ik de gegevens van de eindtoets in? Voor BO scholen.

Ter ondersteuning aan het invoeren van de Verplichte Eindtoets in ESIS is er een stappenplan ontwikkeld.
Klik hier om het stappenplan te downloaden.

Klik hier voor een korte instructievideo van de Verplichte Eindtoets 2016.

2. Hoe kan ik een oud-leerling of ingevoerde leerling opzoeken?

  1. Ga naar Leerlingen > Leerlingenadministratie.
  2. Klik op <Uitgebreid zoeken>.
  3. Selecteer bij Status de status die de leerling heeft waar u naar zoekt.
  4. Klik op <Zoek>.

3. Hoe kan ik leerlingen zoeken op PGN nummer?

U kunt leerlingen gemakkelijk terugvinden in ESIS, door te zoeken op PGN nummer.
Het PGN nummer is het Burgerservicenummer (BSN) of het Onderwijsnummer.

U gaat naar Leerlingen > Leerlingenadministratie – Leerling zoeken. U ziet daar het veld PGN nummer staan. U voert hier een gedeelte of het volledige BSN nummer in.

Daarnaast kunt u de leerling ook nog opzoeken op basis van zijn leerlingnummer. Dit nummer staat in ESIS in Leerlingen > Leerlingenadministratie. U selecteert u de leerling en gaat naar zijn inschrijvingen. In de stap Bekostiging vindt u aan de rechterkant het leerlingnummer terug.

Als u op het leerlingnummer een leerling wilt opzoeken gaat u naar Leerlingen > Leerlingenadministratie– Leerling zoeken. Via <Uitgebreid zoeken> komt het veld Leerlingnummer in beeld. U voert hier het leerlingnummer in.

4. Hoe registreer ik een niet-bekostigde of gastleerling in ESIS?

Een niet-bekostigde of gastleerling is een leerling die door de school tijdelijk wordt toegelaten. Deze leerling is officieel niet ingeschreven bij de school en dient niet opgenomen te worden in de leerlingtelling. De leerling wordt wel geregistreerd en ingedeeld in een basisgroep.

Voor een juiste registratie dienen de volgende stappen te worden gevolgd:

  1. Voeg via Inrichten> Bestuur-School-Vestiging onderdeel school, <Wijzigen> bij de gegevens van de school, een schoolsoort OV toe  Dit is een niet-bekostigde schoolsoort.
  2. Voeg via Inrichten > Groepen en Onderwijssoorten onderdeel onderwijssoort, <Toevoegen> een onderwijssoort NB (Niet bekostigde leerlingen) toe en ken daar de schoolsoort OV aan toe.
  3. Voeg via Inrichten > Groepen en Onderwijssoorten onderdeel Groep, <Wijzigen> de onderwijssoort NB toe aan de basisgroep waarin de leerling wordt ingedeeld.
  4. Schrijf de leerling in, selecteer achter Schoolsoort “OV”.
  5. Geef de gastleerling een indeling in de in stap 3 aangepaste basisgroep.

5. Ik heb leerlingen toegevoegd die nog niet actief zijn, maar kan ze nu niet meer vinden. Hoe kan dit?

Leerlingen die nog niet actief zijn, vindt u in ESIS webbased alleen als u zoekt via ‘Uitgebreid zoeken’. Bij de status kiest u voor de optie ‘Ingevoerd’; standaard staat alleen de optie ‘Ingeschreven’ aangevinkt. Klik hierna op ‘Zoek’.

6. Leerling inschrijven

Voor het inschrijven van leerlingen op scholen voor primair onderwijs gelden de volgende aandachtspunten:

  • Datum inschrijving: De datum inschrijving is de datum van de eerste schooldag waarop de leerling deelneemt aan het onderwijs op uw school. De datum inschrijving moet niet worden verward met de datum waarop de ouders de leerling hebben aangemeld.
  • Als de leerling op de eerste schooldag van het schooljaar wordt ingeschreven, dan moet als datum inschrijving de datum 1 augustus gehanteerd worden. De leerling moet op de datum inschrijving minimaal vier jaar zijn.
  • De datum inschrijving is voor bijna alle kinderen vier jaar na de geboortedatum. Alleen voor kinderen van varende ouders (zogeheten varende kleuters), geldt dat de datum inschrijving op zijn vroegst 3,5 jaar na de geboortedatum mag zijn.

Voor een correcte uitwisseling met BRON gelden nog de volgende aandachtspunten. Op de datum inschrijving moeten de volgende gegevens aanwezig zijn:

  • Een indeling in de basisgroep, leerjaar en vestiging: deze gegevens zijn aanwezig door de leerling een correcte indeling te geven (modules – leerlingenadministratie – leerling – indelen).
  • Een indicatiebekostiging met dezelfde datum als de inschrijfdatum (modules – leerlingenadministratie – leerling – inschrijving pagina bekostiging).
  • Een gewicht conform de gewichtenregeling die geldig was op de inschrijfdatum (modules – leerlingenadministratie – leerling – inschrijving pagina bekostiging).

7. Wat betekent ‘NNCA’ en waar kan ik dit opgeven?

Klik hier voor een nadere beschrijving over NNCA (NOAT/CUMI).

8. Wat is het onderscheid tussen diagnoses en handicaps?

In ESIS kunnen gegevens geregistreerd worden rondom diagnoses en handicaps.

Op de pagina zorg van de leerlinggegevens kunnen de artsen van een leerling geregistreerd worden samen met het medicijngebruik van een leerling voor zover dat relevant is voor school. Daarbij kan ook een diagnose geregistreerd worden, op basis waarvan dat medicijngebruik noodzakelijk is.

Bij de inschrijving van de leerling kan aangegeven worden welke handicaps en eventuele nevenhandicaps een leerling heeft.

ESIS B gebruikers kunnen de gegevens van een diagnose ook registreren als registratie in het leerlingdossier en er op die manier meer informatie over vastleggen.

9. Hoe kan ik een verzorger verwijderen?

Klik hier voor een nadere uitleg.

10. Jaarovergang

Om u te ondersteunen bij de jaarovergang heeft Rovict de volgende ondersteuningsmiddelen voor u:
Er is een stappenplan beschikbaar dat u stap voor stap door de jaarovergang naar schooljaar  helpt.

Wanneer u graag eens wilt zien hoe een jaarovergang er uit ziet, kunt u naar het informatiefilmpje kijken over de jaarovergang. Dit filmpje is een demo weergave van de jaarovergang.

Klik hier om een stappenplan te downloaden.
Klik hier om het demofilmpje van de jaarovergang te bekijken.

Door de jaarovergang verandert bij veel leerlingen de groep en het leerjaar en ook worden veel leerlingen ingeschreven of uitgeschreven. Dit betekent dat u na de Jaarovergang alle leerlingen naar BRON moet versturen omdat er voor BRON belangrijke gegevens zijn gewijzigd. Er zal dus veel verkeer zijn richting BRON. Rovict zal zich voorbereiden op deze Jaarovergang en de hoeveelheid BRON-verkeer die dat met zich meebrengt. Wij adviseren de scholen om de Jaarovergang tijdig uit te voeren, bij voorkeur vóór de zomervakantie en om voldoende tijd in te ruimen voor de uitwisseling met BRON in deze periode.

11. Voorbeeld Inschrijfformulier nieuwe leerling

Klik hier om een blanco inschrijfformulier nieuwe leerling te downloaden (Word)

12. Leerlingen zijn in een verkeerde groep ingedeeld. Hoe los ik dit op?

Door onderstaande stappen te volgen kunt u de leerlingen verwijderen uit de foutieve groep en indelen in de juiste groep.

  1. Ga naar Leerlingen > Groepen Indelen.
  2. Selecteer de oude groep.
  3. Klik op <Toon leerlingen>. Selecteer de leerlingen die uit de groep verwijderd moeten worden. Let op de (afwijkende) begindatum van indelingen.
  4. Klik op <Verwijderen>. Bevestig dat de leerlingen uit de groep verwijderd moeten worden.
  5. Ga terug naar Groep selectie.
  6. Selecteer de groep waarin de leerlingen ingedeeld moeten worden. Klik op <Toon leerlingen>.
  7. Klik op <Toevoegen>.
  8. Klik op <Uitgebreid zoeken>, selecteer de Status “Ingeschreven”.
  9. Klik op <Zoek>.
  10. Klik op de kolom Basisgroep. De leerlingen die wel zijn ingeschreven maar nog niet zijn ingedeeld staan bovenaan.
  11. Selecteer die leerlingen die in de groep ingedeeld moeten worden. Klik op <Gereed>.
  12. Vul de juiste begindatum voor de indeling in de groep in. Klik op <Gereed>.

13. Hoe registreer ik peuters in ESIS?

Peutergroepen mogen niet worden opgenomen in een gezamenlijke administratie met de basisschoolleerlingen. De peuters zijn immers nog geen 4 jaar en mogen niet worden meegeteld in de leerlingaantallen. De peutergroepen worden daarom ondergebracht in een schoolsoort naast het basisonderwijs.

Voor een juiste registratie van de peuters dienen de volgende stappen te worden gevolgd:

  1. Voeg via Inrichten > Bestuur-School-Vestiging - School, <Wijzigen> bij de gegevens van de school de schoolsoort VVE (Voor- en Vroegschoolse Educatie) toe.
  2. Voeg via Inrichten > Groepen en Onderwijssoorten - Onderwijssoort <Toevoegen> een onderwijssoort Peuters toe, ken daar de schoolsoort VVE aan toe.
  3. Maak via Inrichten > Groepen en Onderwijssoorten - Groep zoveel peutergroepen aan als nodig, voeg aan deze groepen de onderwijssoort VVE toe.
  4. Voer de gegevens van de peuters in zoals u de gegevens van de andere leerlingen invoert.

Bij schoolsoort selecteer u bij de peuters VVE. Geef de peuters een indeling in één van de peutergroepen.

14. Hoe kan ik leerlingen indelen in een combinatiegroep?

Door onderstaande stappen te volgen kunt u de leerlingen in een combinatiegroep indelen:

  1. Ga naar Inrichten > Groepen en onderwijssoorten.
  2. Selecteer de groep waar u een combinatiegroep van wilt maken, óf voeg een nieuwe groep toe.
  3. Voeg de juiste onderwijssoorten toe, voeg indien gewenst de begeleider(s) toe.
  4. Ga naar Leerlingen > Groepen Indelen.
  5. Selecteer de oude groep.
  6. Klik op <Toon leerlingen>. Selecteer de leerlingen die uit de groep verwijderd moeten worden. Let op de (afwijkende) begindatum van indelingen.
  7. Klik op <Verwijderen>. Bevestig dat de leerlingen uit de groep verwijderd moeten worden.
  8. Ga terug naar Groep selectie.
  9. Selecteer de groep waarin de leerlingen ingedeeld moeten worden. Klik op <Toon leerlingen>.
  10. Klik op <Toevoegen>.
  11. Klik op <Uitgebreid zoeken>. Selecteer de Status “Ingeschreven”.
  12. Klik op <Zoek>.
  13. Klik op de kolom Basisgroep. De leerlingen die wel zijn ingeschreven maar nog niet zijn ingedeeld staan bovenaan.
  14. Selecteer die leerlingen die in de groep ingedeeld moeten worden. Klik op <Gereed>.
  15. Vul de juiste begindatum voor de indeling in de groep in. Klik op <Gereed>.

15. In één gezin staan meer kinderen als oudste in gezin geregistreerd. Hoe kan ik dit oplossen?

Klik hier om een stappenplan te downloaden.

16. Waar moet ik op letten bij het collectief uitschrijven van leerlingen groep 8?

Klik hier om het bestand te openen.

17. Hoe maak ik een DOD aan?

Klik hier voor het aanmaken van een Digitaal Overdrachts Dossier.

18. Hoe voeg ik een leerling toe met behulp van een DOD?

Indien u een Digitaal Overdrachts Dossier(DOD) heeft ontvangen van een andere school kunt u deze gebruiken om de leerlinggegevens in één keer toe te voegen in ESIS. Klik hier voor de te volgen stappen.

19. Waar voer ik het Advies groep 8 en het Herzien advies in?

Klik hier voor een stappenplan.