Ruimte voor Onderwijs


Terug naar overzicht

1. Hoe kan ik EDEXML (PO/SO) of Magister/SOM bestanden (VO) inlezen?

EDEXML bestanden (PO en SO) of Magister/SOM bestanden (VO) maakt u aan met uw leerlingadministratiesysteem en bevatten informatie over de leerlingen, de leerkrachten/docenten en de groepen/klassen voor SCOL.

U kunt de bestanden inlezen bij Systeembeheer -> EDEXML of Magister/SOM inlezen.

2. Combinatiegroepen en de SCOL

Als u combinatiegroepen heeft en deze ook zo in SCOL wilt gebruiken, let u dan op het volgende.

Een combinatiegroep kent twee of meer leerjaren. Bij de EDEXML export knipt uw leerlingadministratiesysteem de combinatiegroep dan ook op in meerdere groepen, elk met hun eigen leerjaar. Het leerjaar is in de EDEXML namelijk gekoppeld aan de groep en niet aan de individuele leerlingen.
Het gevolg hiervan is, dat u de combinatiegroep twee of meer keren terugziet na de import in SCOL. Namelijk per leerjaar één. Achter de opgedeelde groepen heeft SCOL bij de import wel tussen haakjes de leerjaren gezet. U kunt de opgedeelde combinatiegroepen desgewenst weer samenvoegen onder Systeembeheer - Samengestelde groepen beheren.

Een voorbeeld

In uw leerlingadministratiesysteem heeft u een combinatiegroep 5/6. Bij het maken van de EDEXML maakt uw leerlingadministratiesysteem hier twee groepen van:
een groep 5/6 met de leerlingen uit leerjaar 5
een groep 5/6 met de leerlingen uit leerjaar 6

Bij de import in SCOL, plaatst SCOL achter deze opgedeelde groepen het leerjaar tussen haakjes:
5/6 (5) - deze groep bevat de leerlingen uit leerjaar 5
5/6 (6) - deze groep bevat de leerlingen uit leerjaar 6

Wilt u deze groepen weer samenvoegen, dan gaat naar  Systeembeheer - Samengestelde groepen beheren en u voegt groep 5/6 (5) en groep 5/6 (6) samen in een samengestelde groep, die u weer 5/6 kunt noemen. Zo zitten de leerlingen van de twee leerjaren voor de afname in SCOL weer samen in één groep.

3. Is het mogelijk om voor maar één groep EDEXML of Magister/SOM bestand te importeren?

Dit is mogelijk. Bij de EDEXML of Magister/SOM import in scherm Systeembeheer > EDEXML of Magister/SOM inlezen Stap 3 Groepen/klassen kiezen vinkt u dan alleen die groep/klas aan, de overige groepen/klassen uit het importbestand vinkt u uit.
Als het uw bedoeling is om verschillen in te lezen (bijvoorbeeld als u een nieuwe leerling wilt toevoegen aan een afname die reeds gestart is), let u er dan wel op, dat u alle groepen/klassen die u voor de afname wilt behouden in SCOL ook weer aanvinkt. De niet aangevinkte groepen/klassen worden namelijk uit de afname verwijderd. 

 

4. Als ik opnieuw EDEXML of Magister/SOM bestanden importeer op een bestaande afname, worden dan de scores gewist?

Nee, de scores blijven behouden. U kunt de EDEXML of Magister/SOM bestanden gebruiken om ook tijdens een afname nieuwe leerlingen in te lezen. Erg belangrijk daarbij is wel, dat u steeds alle groepen/klassen die u in SCOL wilt behouden ook weer mee importeert. Groepen/klassen die u niet aanvinkt tijdens zo'n nieuwe import, worden namelijk verwijderd uit de betreffende afname.

5. Hoe voorkom ik dat leerlingen bij een nieuwe import op een afname dubbel in SCOL komen te staan?

Bij de import van een EDEXML of Magister/SOM bestand vergelijkt SCOL de leerlingen in het bestand op een aantal kenmerken als voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht met de leerlingen die eerder al in SCOL zijn geïmporteerd. Als deze overeenkomen, matcht SCOL de leerlingen. Wanneer drie van de vier kenmerken identiek zijn aan een leerling die al bekend is in SCOL, zal SCOL in de stap Handmatig koppelen bij de import aan de gebruiker vragen of het hier om dezelfde leerling gaat.

Het identificeren op groep/klas is een tweede vergelijking die door SCOL gemaakt wordt. Iedere groep/klas krijgt vanuit het leerlingadministratiesysteem een code en een naam mee. Het kan voorkomen, bijvoorbeeld als er door de school overgestapt is tussen twee leerlingadministratiesystemen, dat de codering en naamgeving teveel afwijkt bij een nieuwe import en SCOL de groep/klas niet meer kan herkennen. Dan zal SCOL de groep/klas als extra groep/klas importeren. Dit kan om uiteenlopende redenen soms ook leiden tot een dubbele weergave van leerlingen. In dat geval raden wij u aan contact op te nemen met de helpdesk van Rovict voor nadere analyse en eventueel herstel.  

6. Hoe voeg ik een nieuwe leerling toe aan een afname?

Heeft u net een EDEXML of Magister/SOM bestand geïmporteerd om een afname klaar te zetten of is de afname reeds gestart en wilt u een nieuwe leerling toevoegen, dan kan dat. U voert de nieuwe leerling  in in uw leerlingadministratiesysteem en maakt opnieuw een EDEXML of Magister/SOM bestand aan van alle groepen. Importeer dit nieuwe bestand op hetzelfde afnamemoment in SCOL. Zorg dat alle groepen/klassen waarbij de SCOL wordt afgenomen allemaal weer staan aangevinkt, dus niet alleen de groep/klas waar de nieuwe leerling is bijgekomen. Na deze import zal de nieuwe leerling  zijn toegevoegd aan de afname en al uw reeds ingevoerde gegevens zullen nog aanwezig zijn.

7. Hoe kan ik een export maken vanuit SOM (voorheen @VO)?

In SOM kan het rapport ‘Stamgroep_Export SCOL’ t.b.v. de Sociale Competentie ObservatieLijst gemaakt worden. Deze export maakt u in .xls vorm. Vervolgens dient u het .xls rapport tabgescheiden op te slaan als .txt bestand. Dit tabgescheiden .txt bestand kunt u inlezen in SCOL VO.